23 settembre 2017

L’innovazione apportata dal Document Management

document management

Quando si parla di gestione documentale all’interno di un’azienda, si fa riferimento alla moltitudine di documenti, molto spesso ancora cartacei che vengono prodotti, stampati, organizzati e archiviati. Le procedure rendono tutto il processo, non solo di elaborazione, ma anche di passaggio di informazioni da un ufficio all’altro, molto lento.
Per far fronte a una serie di problematiche, oltre a quelle già citate, molte imprese hanno già iniziato a utilizzare e ad affidarsi a una nuova modalità di organizzazione, il Document Management.
Il nuovo sistema di gestione che aiuta a ovviare anche una serie di imprevisti, come per esempio l’accesso a determinati documenti da parte di personale o utenti non autorizzati, con l’introduzione di questo metodo è possibile accedere, modificare, consultare e ricercare non solo qualsiasi documento ma anche in qualunque momento.
Tutta la documentazione infatti è disponibile all’interno di un database, e l’accesso viene preventivamente autorizzato in modalità riservata, questo permette di ridurre notevolmente anche gli spazi fisici per esempio con armadi e scaffali adibiti all’archiviazione. La modalità di conservazione dei documenti avviene infatti su supporti digitali.
Il Document Management abbatte anche i costi: non sarà più necessario l’utilizzo di stampanti o fotocopiatrici spese che pesano sulla bolletta elettrica, per non parlare della carta e dello spreco che molto spesso ne viene fatto all’interno di grandi uffici.
Una gestione documentale di questo tipo, permette un’organizzazione strategica di tutta la produzione di documenti favorendo e rendendo le comunicazioni più veloci, non solo all’interno dell’azienda ma migliorando anche quelle in entrata e quelle in uscita.
Utilizzare il sistema di Document Management racchiude in sé una serie di vantaggi, snellisce molti dei processi aziendali giornalieri, oltre a garantire una modalità di archiviazione sicura e semplice da consultare. Ecco perché ogni azienda dovrebbe seriamente pensare di iniziare usufruire di questa tecnologia digitale, per migliorare le proprie prestazioni soprattutto partendo dalla propria organizzazione interna.

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