Avere un riepilogo mensile sull’operato dei lavoratori è di fondamentale importanza. Non solo per il reparto amministrativo, che in questo modo potrà svolgere le sue mansioni più facilmente, ma anche per i dipendenti stessi, i quali avranno sempre a portata di mano e sotto controllo la loro situazione lavorativa. A tal fine, l’azienda dovrà predisporre un foglio presenze mensile così da ricapitolare l’attività lavorativa mensile di ogni singola risorsa in maniera precisa e ordinata. Su tale foglio saranno segnate le ore di lavoro, le giornate di ferie, le ore di permesso, i giorni di malattia e qualsiasi tipo di variazione possibile durante la turnazione.
È bene precisare che esistono due differenti tipologie di fogli presenze, uno mensile e uno giornaliero. Il primo, come detto, è riferito alle ore lavorate durante l’intero mese del singolo dipendente mentre il secondo riguarda il numero di ore lavorate giornalmente da tutti i dipendenti dell’azienda.
Vantaggi
Come dicevamo, la compilazione di tale documento è importante per una serie di funzioni amministrative e per semplificare alcune procedure contabili come la generazione della busta paga, il calcolo dei contributi e il numero di buoni pasto, se previsti. Inoltre, permette all’azienda di avere una visione chiara sulla situazione organizzativa così da analizzare eventuali assenze di massa o quelli che sono i periodi più intensi di lavoro.
Dal canto dei lavoratori, sarà più facile per loro stimare il proprio andamento visionando i permessi presi, le ferie rimanenti, gli straordinari e le ore complessive di lavoro.
Compilazione del foglio presenze mensile
Non c’è un modo giusto o sbagliato. Ogni organizzazione è libera di scegliere autonomamente come adempiere a tale compito. In generale, per la generazione del foglio presenze mensile da compilare gli applicativi più utilizzati sono Excel o alcuni specifici software di gestione presenze. Quest’ultimi sono spesso a pagamento
Foglio presenze Excel
Excel è il conosciutissimo programma di elaborazione dati di Microsoft. Le molteplici funzioni sono in grado di generare un foglio presenze in maniera piuttosto semplice ma, è bene specificarlo, l’utilizzo di questa metodologia è indicata per le aziende che non hanno un numero elevato di dipendenti. Quando si supera la quota di 50 lavoratori il foglio presenze mensili elaborato da Excel può diventare caotico e disordinato. Online si possono scaricare gratuitamente modelli già precompilati di fogli presenze. Una volta effettuato il download il foglio è pronto per essere utilizzato e compilato dai propri dipendenti che dovranno essere istruiti sull’utilizzo che ne dovranno fare. È inoltre importante spiegare l’importanza della compilazione giornaliera del file. Un’operazione che richiede pochi minuti se eseguita quotidianamente ma se fatta tutta insieme a fine mese necessita inevitabilmente di un impiego maggiore di tempo oltre che esserci la possibilità di poter commettere errori.
Il foglio Excel non è però esente dai pericoli. Può avvenire che il file venga danneggiato da un virus o un malware altrimenti, nei casi più estremi, che venga perso a causa di un danneggiamento dell’hard disk. Altro rischio risiede negli errori di calcolo dovuti o formule non corrette che potrebbero sballare il resoconto finale. In tutti questi casi, recuperare i dati necessari impiegherebbe tantissimo tempo e un dispendio enorme di energie.
Software gestione presenze
Attraverso l’uso di appositi software la compilazione del foglio presenze mensile si snellisce di non poco. Il tutto avviene in maniera automatica senza la necessità di dover impiegare tempo nella registrazione di dati. In sostanza, il foglio si genera meccanicamente con le presenze previste dal turno di lavoro. La timbratura del dipendente, che può essere effettuata attraverso l’uso di badge, smartphone e app, conferma o meno la previsione del turno. Lo stesso vale nel momento in cui il lavoratore chiede un giorno di ferie, qualche ora di permesso o si assenta per malattia. Ogni qualvolta vi sia una variazione rispetto al modello base, il foglio si aggiorna automaticamente.
L’amministrazione potrà gestire più facilmente le richieste dei dipendenti e coordinarsi con il reparto contabilità in maniera più semplice. In più, essendo programmi molto semplici da utilizzare, ai dipendenti non è richiesto alcun tipo di sforzo né specifiche competenze tecnologiche. Inoltre, il rischio riguardo la perdita dei dati è del tutto azzerato essendo questi salvati in cloud.
Appare evidente che per una gestione ordinata e puntuale della propria organizzazione la scelta migliore sia quella riguardante l’acquisto un software specifico. Lo strumento giusto per favorire l’efficientamento aziendale ed il rapporto con i dipendenti.
