La gestione di un ufficio o di uno studio è impegnativa e non sempre ci lascia il tempo per organizzare adeguatamente lo spazio lavorativo, il paradosso è che sovente è proprio questa la causa di ulteriore perdita di tempo.
Documenti che non si trovano, archivi organizzati in maniera superficiale che rendono difficile la consultazione in caso di necessità.
Partendo da questi presupposti, abbiamo qualche suggerimento, già lungamente testato in redazione, che può aiutarvi a organizzare al meglio il vostri spazio lavorativo così da permettervi di rendervi maggiormente competitivi sulla gestione del vostri tempo.
Di cosa abbiamo bisogno per la postazione di lavoro?
L’ordine nel lavoro è importante e influisce sulla produttività personale o dei propri dipendenti.
Quindi per garantire una gestione ottimale dei documenti sarà necessario adattare lo spazio di lavoro al rispettivo volume di carte che quotidianamente produciamo; a questo proposito dovremo procurarci del materiale da ufficio che consenta in maniera modulare e dinamica lo svolgimento delle proprie mansioni.
Cosa non può assolutamente mancare?
Tutto ciò di cui abbiamo bisogno sono cartelline porta documenti e raccoglitori ad anelli. Con soli questi due prodotti di cancelleria, vista la loro modularità e dinamicità di utilizzo, sarà possibile organizzare il nostro archivio in maniera davvero intelligente e funzionale.
Come si usano?
Sarà opportuno individuare almeno tre tipologie di archivio secondo l’uso temporale che si fa di certi documenti invece di altri.
Quindi: avremo bisogno di un archivio e uno spazio che lo ospiti per file a uso quotidiano, un altro per uso con cadenza settimanale o mensile, dipende dalle esigenze personali, e uno magari che mediamente ospiterà documenti con cadenza annuale.
Inseriremo uno o più documenti nelle apposite cartelline portadocumenti e raggrupparle per tipo con un ordine numerico o alfabetico in un raccoglitore ad anelli sul quale scriveremo cosa stiamo archiviando all’interno.
Questo tipo di organizzazione del proprio spazio lavorativo è semplice e funzionale e soprattutto è modulare. Praticamente il limite di archiviazione sarà solo definito dallo spazio di cui disponete nel vostro ufficio.
