A partire da gennaio 2019 in Italia è entrata in vigore una novità in ambito di normative economiche: l’obbligo di fattura elettronica. Ma cosa si intende per fatturazione elettronica, e come funziona? Moltissime persone vogliono conoscere più informazioni sulla fatturazione elettronica, ecco quindi una breve guida sull’argomento.

A livello concettuale le cose non sono cambiate poi di tanto, dato che i possessori sono sempre stati tenuti a emettere fatture. Ciò che è cambiato sono strumenti e mezzi per creare, inviare, ricevere e archiviare la documentazione. Ora è obbligatorio che i documenti siano digitali, ovvero emessi tramite mezzi elettronici. Per questo strumenti quali pc, smartphone e tablet sono ormai essenziali. Ma come avvengono spedizione e ricezione?

Il Sistema di Interscambio

Per inviare una fattura elettronica non basta utilizzare le email. L’Agenzia delle Entrate ha creato ad hoc un sistema informatico (Sistema di Interscambio, o SdI) che permette di trasmettere correttamente al destinatario ogni documento. L’SdI svolge una doppia funzione: in primo luogo controlla che le informazioni contenute nella fattura siano corrette e la convalida, e in secondo luogo provvede a fare da “postino”, recapitando il documento al destinatario indicato. Nel caso in cui il Sistema di Interscambio notasse dati scorretti o mancanti, scarterebbe la fattura e invierebbe al mittente un avviso. Se la spedizione va a buon fine, invece, il Sistema notifica al mittente l’avvenuta consegna della fattura.

Ma facciamo qualche passo indietro: come si compila una fattura elettronica? Ogni azienda o libero professionista deve procurarsi un software apposito che permetta di creare documenti in formato XML, l’unico ammesso nella fatturazione elettronica. I software e i servizi web che permettono di farlo sono molti. Alcuni sono a pagamento, mentre quelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate sono gratuiti. Una volta deciso quale software o app fa al caso nostro, basta compilare la fattura elettronica in tutti i campi obbligatori, ovvero: mittente, destinatario (completo di ragione sociale, partita IVA, ecc…), tipo di documento (nota di debito o accredito, fattura, ecc…) e estremi identificativi del documento (data e numero). La numerazione deve essere progressiva e univoca, cronologica e senza interruzioni. La data indicata durante la compilazione non può essere precedente all’ultima fattura inviata né successiva all’effettiva emissione. Entro dieci giorni da una prestazione professionale o da una compravendita va sempre emessa la fattura, che deve essere registrata entro il 15° giorno del mese. Un documento digitare resta conservato in un archivio digitale per 10 anni. A partire da luglio 2018 è in vigore anche l’obbligo di fatturazione elettronica quando si parla di rifornimenti di carburante nei casi di imprese e di liberi professionisti.

Vantaggi della fatturazione elettronica

Rendere obbligatoria la fatturazione elettronica si è reso necessario per adeguare l’economia italiana alle normative europee vigenti. L’obiettivo di queste manovre non è ovviamente quello di mettere in difficoltà aziende e professionisti, obbligandoli senza motivo a stravolgere i processi contabili e amministrativi. Emettere e ricevere fatture elettroniche significa creare una rete documentale completamente tracciabile, così da combattere l’evasione fiscale. Le autorità hanno sempre la possibilità di controllare come avvengono gli scambi commerciali in Italia e in questo modo possono monitorare o bloccare le transazioni che appaiono sospette. Oltre a ciò, si riducono i costi oggettivi di stampa e spedizione, e i consumi di carta vengono ridotti drasticamente.

Al momento alcune categorie sono esentate dall’obbligo di emettere fatture elettroniche, come medici, farmacisti, operatori sanitari, piccoli agricoltori, società sportive dilettantistiche, soggetti non residenti in Italia e imprese/lavoratori che rientrano nel regime forfettario o di vantaggio. Per tutte le altre categorie è importante quindi prendere confidenza con le nuove normative e i nuovi processi amministrativi e contabili, così da non incorrere in sanzioni e adeguarsi alle leggi vigenti.